世の中を少しだけ斜めから解釈するブログ

世の中を自分の目で切り取り、発信していきたいと思います。

業務効率化を目指す方へ(私の実行しているちょっとした技②)

皆さんは単語登録を活用していますか?

 

単語登録とは頻繁に使う単語を登録して、簡単に変換できるものです。

 

例えば、「リニアモーターカー」という単語に、「り」という読み方を割り当てるとします。

すると「り」とタイピングして変換をすると「リニアモーターカー」という単語が変換結果に出てくるようになります。

このように長い単語に読み方を割り当てることで、一瞬にして変換が可能になるのです。

 

ここからが本題なのですが、この単語登録の真骨頂は「単語」だけでなく「文章」も登録できる点にあります。

 

下記のように文章を登録すれば文章作成時間が劇的に削減できます。

 

「いつもお世話になっております。」を「い」と登録します。

「大変申し訳ございませんでした。」を「たい」と登録します。

「今後ともよろしくお願いいたします。」を「こん」と登録します。

 

私は約200センテンスを単語(文章)登録していますので、定型的なメールならば、殆ど文章はタイピングしません。メール全体をテンプレート化している方もいらっしゃると思いますが、定型文以外に文章を作成する際には、センテンスごとのテンプレート(=単語登録)が力を発揮してくれると思います。

 

それではここから、具体的な削減時間を推定したいと思います。

 

皆さんは「いつもお世話になっております。」という文章を書くのに何秒かかりますか。私は約3秒かかります。タイプミスをすると余計に時間がかかってしまいますが、単語登録で変換をすると一瞬で終了します。

 

こういったセンテンス単位の時間削減が1つのメールにつき、15秒あるとします。

1日30通メールを送る人は、450秒≒8分の時間削減になります。

 

 

8分×240日(年間労働日数)=32時間となり、年間で32時間の削減となります。1日の労働時間が8時間の場合は、丸4日間の業務改善となります。

 

 

※メールを60通送る人は8日間の削減、さらにタイピングが遅く、間違えやすい人は、年間で10日間くらいの時間削減にはなるのではないでしょうか。

 

私たちは毎日、多くの文字数をタイプします。そのスピードと正確性は生産性に直結します。その際に単語登録を使用すれば、タイプミスは起こりませんし、一瞬で書きたい単語・文章に変換をしてくれます。

 

この機能のおかげで物凄いスピードでメールをさばけるようになります。また、仕事が速く進んでいる気にさせてくれます。笑

 

長い文章を打つ人ほど、もしくはタイピングが苦手な人ほど、大きな効果が得られると思います。興味がある方は、ぜひお試しください。(※大変恐縮ですが、具体的な登録方法はグーグル先生をご参照ください。)