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業務効率化を目指す人へ (自分が実行している小技①書類整理)

生産性の向上が求められる昨今、仕事をスピーディーにこなす能力は持っていて損はない。一般的なサラリーパーソンでる自分も生産性を上げるべく、日々少しずつ改善活動を行なっているので、その改善における「小さな工夫」を共有できればと思っている。

 

まず、どなたでもできる小さな工夫の代表格は書類整理だ。俗に言う整理整頓である。

この「整理整頓」というのは、基本的であるが故に軽視されがちであるが、日本のメーカーなどで実践されている3Sや5Sに見られるように、生産性を高める上でも大切なことである。(整理・整頓・掃除など)

 

※詳しくはよく分からないのが正直だが、日本の製造業の工場は世界でも有数の生産性の高さを誇っているイメージがある。そう只のイメージ。しかしながら、デスクワーカーもそこから学び、自分の仕事に応用できる部分は沢山あると私は思う。

 

書類を探す時間は年間にすると意外と長い

整理整頓は手段だ。ただの手段であり、目的ではない。私が整理整頓する目的は「書類を探す時間を最小限に削る」ことだ。

 

机の上に書類が山積み(平積み)になっていて、「あの資料はどうなっている?」と上司に聞かれた時に、すぐに見つけることができない。それは時間のロスだ。

 

仮に1日10分間、書類を探したとする。(この時間想定は現実的なラインだと個人的には思う。)

 

すると年間(240日勤務とする)では2400分(=40時間)を書類を探していることになる。

 

1日が8時間就労ならば、丸5日間は書類を探していることになる。クレイジー

  

書類を探す時間を最短にする方法として私は以下の3つが役に立つと考える。

 

①書類は必ず立てる。

書類を寝かせると紙が積み重なり、下の書類が見えなくなってしまうので、必ずラックか何かを使用して、書類を立てるようにする。

 

②サイドの引き出しの中も上から見える化

区切りをボックス(正式名称不明)でカテゴリ分けする。またクリアファイルにはインデックスを貼り、一目見て何の書類がどこにあるかを分かるようにしておく。書類のファイルにもインデックスを貼り、すぐにそのページを参照できるようにする。

 

③モノの置き場所を決める。

ホチキスや蛍光ペンなどは収納する場所を決め、「モノの位置の地図」を作成する。いつでもそこから取り出せるようにする。

 

以上が当たり前の内容かもしれないが、私が工夫していることである。地味なことであり、誰でもできる簡単な事だ。効果も物凄く大きいわけではないし、初めは手間がかかる。 

 

 

しかし、書類が秒速で出て来た時の気持ちよさをイメージして欲しい。仕事のペース・リズムを崩さないことは、生産性の観点からも大切な事だ。始めの「仕込み」をしっかりと行うことで、日常の業務がスムーズに滑らかに進むようになるのであれば、投資効果は十分にある。

 

小さな仕組みを作るだけで、およそ年間40時間の業務改善となる。そう思うと手間をかけてでも仕込みをしてみる価値はあるのではないか。

 

整理整頓について、この他にも便利で効率的なアイデアがあればぜひ教えて頂ければ幸いだ。