世の中を少しだけ斜めから解釈するブログ

世の中を自分の目で切り取り、発信していきたいと思います。

仕事の効率を高めるにマウスを手放してみた

久しぶりにブログを更新したいと思います。

 

数年更新していなかったのですが、1日に2~3人の方が訪問してくれているみたいで嬉しいです。なので、また少し書きたいと思います。

 

さて、みなさんは仕事でPCを使用していると思うのですが、マウスを使っている方はどれくらいいますか?

 

私はここ数年マウスを使用していません。マウスで出来ることは大抵、マウスパッドでできるのでマウスを手放し、右手をキーボードとマウスを行き来させる手間を省くことにしています。

 

仮にキーボードとマウスの行き来を1日100回しているとして、その動作に1秒かかっていると仮定します。稼働日を240日とした場合は、どれくらいの時間を使っているのでしょうか。

 

100回×1秒×240日=24000秒=400分=6時間40分となりますね。

 

年間で約7時間なので1日の定時間くらいの時間はキーボードとマウスの行き来に使っていると思うとなんか勿体ない気持ちになりませんか?この時間はできれば削りたいですよね。

 

マウスでやること

①左クリック

②右クリック

③スクロール

④ズーム

ここからはポインタを使用してクリックする動作ですが

⑤ウインドウの切り替え

⑥ウインドウの最小化

⑦作業中のウインドウの表示

 

これらの動作は全てマウスパッドで出来ます。

以下に①~⑦のマウスパッド版を書きます。

①マウスパッドを1本指でタップ

②マウスパッドを2本指でタップ

③2本指をマウスパッドに乗せ、上下に動かす。

③2本指をマウスパッドに乗せ、左右に動かす。

(これは一般的なマウスではできない動きかもしれません)

④2本指をマウスパッドに乗せ、広げる様に動かす。逆の動きも出来ます。

⑤3本指をマウスパッドに乗せ、右にスーと動かす。(アバウトですいません。左も同様に切り替えできます)

⑥3本指をマウスパッドに乗せ、下にスーと動かす。

⑦3本指をマウスパッドに乗せ、上にスーと動かす。

 

以上がマウスパッドで出来る動きになります。これらの動きが網羅できていれば、マウスを使う必要もなくなるのではないでしょうか?(個人的には使わなくて済むようになりました。)

 

先に時間を計算しましたが、キーボードとマウスの行き来する時間は1回ではわずかですが、塵も積もれば山となる、ということも考えられますので、仕事の効率を高める意味でもマウスを手放してみるのもご一考の余地はあるかと思います。

 

以上、稚拙な文章でしたが、参考になる部分があれば幸いです。

業務効率化を目指す方へ(私の実行しているちょっとした技②)

皆さんは単語登録を活用していますか?

 

単語登録とは頻繁に使う単語を登録して、簡単に変換できるものです。

 

例えば、「リニアモーターカー」という単語に、「り」という読み方を割り当てるとします。

すると「り」とタイピングして変換をすると「リニアモーターカー」という単語が変換結果に出てくるようになります。

このように長い単語に読み方を割り当てることで、一瞬にして変換が可能になるのです。

 

ここからが本題なのですが、この単語登録の真骨頂は「単語」だけでなく「文章」も登録できる点にあります。

 

下記のように文章を登録すれば文章作成時間が劇的に削減できます。

 

「いつもお世話になっております。」を「い」と登録します。

「大変申し訳ございませんでした。」を「たい」と登録します。

「今後ともよろしくお願いいたします。」を「こん」と登録します。

 

私は約200センテンスを単語(文章)登録していますので、定型的なメールならば、殆ど文章はタイピングしません。メール全体をテンプレート化している方もいらっしゃると思いますが、定型文以外に文章を作成する際には、センテンスごとのテンプレート(=単語登録)が力を発揮してくれると思います。

 

それではここから、具体的な削減時間を推定したいと思います。

 

皆さんは「いつもお世話になっております。」という文章を書くのに何秒かかりますか。私は約3秒かかります。タイプミスをすると余計に時間がかかってしまいますが、単語登録で変換をすると一瞬で終了します。

 

こういったセンテンス単位の時間削減が1つのメールにつき、15秒あるとします。

1日30通メールを送る人は、450秒≒8分の時間削減になります。

 

 

8分×240日(年間労働日数)=32時間となり、年間で32時間の削減となります。1日の労働時間が8時間の場合は、丸4日間の業務改善となります。

 

 

※メールを60通送る人は8日間の削減、さらにタイピングが遅く、間違えやすい人は、年間で10日間くらいの時間削減にはなるのではないでしょうか。

 

私たちは毎日、多くの文字数をタイプします。そのスピードと正確性は生産性に直結します。その際に単語登録を使用すれば、タイプミスは起こりませんし、一瞬で書きたい単語・文章に変換をしてくれます。

 

この機能のおかげで物凄いスピードでメールをさばけるようになります。また、仕事が速く進んでいる気にさせてくれます。笑

 

長い文章を打つ人ほど、もしくはタイピングが苦手な人ほど、大きな効果が得られると思います。興味がある方は、ぜひお試しください。(※大変恐縮ですが、具体的な登録方法はグーグル先生をご参照ください。)

業務効率化を目指す人へ (私の実行しているちょっとした技①)

業務効率は仕事の生産性を左右します。生産性を向上させることで、不要な残業をせずに済みますし、仕事の時間当たりの成果も上がります。

 

業務効率化にあたって、私は特に書類を探す時間を最小限に削ることを意識しています。

 

机の上に書類が山積みになっていて、「あの資料はどうなっている?」と聞かれても、すぐに参照できない状況になっていませんか。

 

仮に1日10分間、書類を探したとしたら、年間で2400分(=40時間)を書類を探していることになります。1日が8時間就労ならば、丸5日間は書類を探していることになります。(この数字は看過できないですよね。)

 

※1日20分なら、丸10日となります。

 

書類を探す時間を最短にする方法として私は以下の3つを行っています。

 

①書類は必ず立てる。書類を寝かせると紙が積み重なり、下の書類が見えなくなってしまうので、必ずラックか何かを使用して、書類を立てるようにする。

 

②インデックスやフォルダを作り、一目見て何の書類がどこにあるかを分かるようにしておく。

 

③ホチキスや蛍光ペンなどは収納する場所を決め、「モノの位置の地図」を作成して、いつでもそこから取り出せるようにする。

 

以上が私の行っていることです。

 

整理整頓は仕事の一部です。書類がきれいに収納されているだけで、モノの位置が特定されているだけで、生産性が大きく向上します。

 

私は上記の方法で探すという行為を極力減らすことに成功しました。パンパン書類を取り出せると気持ちがいいものです。仕事が効率よく進んでいる感じがします。(笑)

 

小さな仕組みを作るだけで、およそ年間40時間の業務改善となりますので、良いと思っていただけましたら是非お試しください。